弊社では、スピーチ原稿の作成のほか、議事録作成業務も行なっており、その関係で、よく市町村の入札案件の委員会に、収録および記録係りとして出席しています。
今回はその経験から、行政の入札案件でのプレゼン原稿の考え方について、基本編としてご案内いたします。
入札案件は、プロポーザル方式が採用される場合や、一社しか入札がない場合、あるいは、コンペになる場合など、状況が複数ありますので、今回は、お話を分かりやすくするために、一社入札の場合でご説明いたします。
（もちろん、その他の場合でも参考になります）
審査の重要度
入札会社以外の競合他社がない場合で考えられることは、入札ができる（入札資格がある）段階で、その業務を行なうに足る組織であるという前提があります。
しかしながら、行政（税金を使う）の特性上、「しっかりと判断をしてこの会社に任せる」という経過（ちゃんと考えてこの会社を選びましたよという行動実績）が必要であるため、また、そもそも法にのっとって行動しますので、当然のことながらきちんとした審査をするはずです。
その意味で、入札会社としては、審査にはかなり本気で臨む必要があると考えます。
いっぽうで、一社だけの入札であるため、その会社が審査で不合格になることは、行政当局にとってもよくないことであるため（また一から他を探さないといけないため）、その会社には絶対に審査に通過して欲しいと思っているはずです。
審査の内容について
仮に審査の項目が、書類審査（一次審査）とヒアリング審査（二次審査）とに分かれている場合、
このヒアリング審査においてプレゼンの機会がやってくるわけですが、ヒアリング審査については、弊社の経験から、委員（もしくは行政の担当者複数名）が書類審査の際に提出された内容を事前に読み、それに基づいて質問をするという形を取るのが一般的です。
となれば、書類審査のための準備した書類で言っていることと、プレゼンで言っていることは一貫している必要があり、また、ヒアリングでの回答内容も一貫している必要があります。
まずは書類審査の原稿。でも・・・
この意味で、まずは書類審査のための書類をしっかり作りこみ、それによってプレゼン原稿ができあがり、必然的にヒアリング審査への回答の輪郭が見えてきます。
書類審査の書類には、「会社の理念」や「業務中の事故」、「管理責任者について」「経営の安定性」などさまざまな項目に分かれていますが、ここで疑問が出てくるのは、「結局、どこまでの準備をすればいいのだろう」という準備の力の入れ方です。
たとえば、「会社の理念」は文字通りの理念（概念）であるため、「うちの会社の理念はこれです」と明確に言うことができます。
いっぽうで、その他の評価項目についてはどこまで言及すれば良いのかが分からない状態で、たとえば、「業務中の事故」というナイーブな内容を示すには相応の文章量（資料）が必要だと思いますし、またたとえば、「管理責任者について」であれば、当該人物のことをどこまで触れるべきなのか、そして「経営の安定性」については決算書を添付してBSとPLの中身を説明するのが円滑だがそういうことをしてもいいのだろうか、などなど、書類審査に対してどこまで準備すれば良いのか、分からないふしがあります。
行政は審査において何を求めているのか
第一次審査においても、第二次審査においても、各評価項目があり、それぞれの配点と審査点が書かれていることから、評価項目一つ一つについて、行政が、審査において何を求めているのかを把握する必要があります。
ただ、本当に何も分からない状態ですと、せっかく準備した書類審査用とプレゼン用の原稿が的外れになってしまいますので、少し行政のほうからの情報を待つ、あるいは情報を取りに行って少しでも情報を引き出してから原稿の作成に入っていくのが望ましいのではないかと考えます。
原稿の違い
書類審査用の原稿とプレゼン用の原稿の違いは、読むものであることと話すものであること、この違いが大きいです。
プレゼンの場合は、話すことを考慮した原稿を作る必要がありますが、だからと言って話し言葉にしたら良いというものでもありませんし、これには、原稿作成の部分とプレゼンの仕方（話し方）の部分でテクニックがあります。
長くなりましたので、今回はここまでにして、次回はもう少し、プレゼン原稿（話すための原稿）の突っ込んだところをお伝えしたいと思います。
弊社では、もちろんプレゼン原稿の作成が可能です。
ご希望の方は、お電話または下記のフォームからご連絡ください。
