毎年、時期はまばらですが、よく総会の議事進行の作成をご依頼いただきます。
わりあい、協力会社の通常総会や学校のPTAの総会などが多いでしょうか。
（さすがに、上場企業の株主総会の議事進行のご依頼は滅多になく、過去1度だけだったと記憶しています。）
さて、ここでは、協力会社の通常総会や学校のPTAの総会に絞って、議事進行のちょっとしたコツを、私たちの作成の経験からご案内したいと思います。
総会の議事進行はとても平易です。議事進行というと重い感じがしますが、言い換えると要は司会進行です。議事進行を行なうのはその総会の議長ですので、要は議長は司会進行役を行なうことになります。シナリオ（台本）さえ作っておけばなんてことないことですね。
参考までに、総会では１議案を上程すること、２会員の皆様にご審議をいただくこと、３上程した議案を承認いただくこと、やることと言えばこの3つに集約されます。紛糾するとややこしくなりますが、たいていはすんなり承認をいただけるはずです。
ここからが、私どもの作成の経験に基づくお話です。
議長が議長としての役割を果たすのは議事進行のみではありますが、それにしたって、本当に議事進行だけだと、乾いた内容になってしまいます。それはそれで良いという方もいらっしゃると思いますが、せっかく年に1回だけの、みんなが集まる機会ですので、乾いた内容よりも多少なりとも気持ちが入っていたほうがいいのではないかと考えています。
たいていの場合、議長は協力会の会長さんやPTAであればPTA会長が担うと思います。そういった、本来であれば出席者に身近な存在であるにもかかわらず、「議長」になるだけで、なんだか無機質な司会者に変貌をしてしまいます。それだとよろしくないなあというのが、私どもの判断です。
そこで、議事に入る前のご挨拶とすべての議案が承認されたのちの、いわゆる最後の部分でのご挨拶、これら2つを挿入することで、かなり司会の役割たる議長の議事進行が心が通ったものになります。
長々話さなくてもほんの一言、二言でいいと思うんですよ。その一言、二言によって、「私」という日ごろ皆さんがよく知る存在が議長をやりますよ、今だけですよという言わばアナウンスとなり、出席者の皆さんも安心することができるのではないかと思います。
もし、気持ちの通った議事進行をご希望でしたら、いつでもご依頼ください。
各種式典での祝辞または謝辞の作成
それと、当社の別業務である議事録作成の観点から、総会の議事録の作成の仕方をお伝えしているページがありますので、ご案内いたします。
マンションの管理組合のお話ですが、議事録作成という点では同じですので、参考にしていただけるはずです。
よろしければご覧ください。
マンション管理組合 総会 議事録の作り方(当社の別サイトに飛びます)
